Już blisko 3 mln osób w Polsce zdecydowało się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej[1]. Część z nich na siedzibę swojej firmy wybrało własne mieszkanie, nie ponosząc kosztów związanych z wynajęciem czy kupnem lokalu. Co więcej, takie rozwiązanie w dłuższej perspektywie może przynieść także dodatkowe oszczędności. Wydatki związane z użytkowaniem nieruchomości mieszkalnej w celach służbowych, można bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednocześnie obniżając kwotę podatku należnego fiskusowi. Eksperci Tax Care podpowiadają, w jakich przypadkach będzie to możliwe.
Gdy na siedzibę firmy wybieramy własne lokum[2], które zamieszkujemy na co dzień, przede wszystkim powinniśmy zadbać o wydzielenie z niego tej części, którą przeznaczymy wyłącznie na cel związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. To pozwoli nam bowiem na oddzielenie wydatków prywatnych od tych, które ponosimy w związku z funkcjonowaniem firmy, bo tylko te ostatnie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Prawo nie przedstawia jednego sposobu, dzięki któremu z całkowitych kosztów związanych z utrzymaniem mieszkania czy domu, moglibyśmy wyodrębnić te dotyczące działalności gospodarczej. – Aby dokonać tego podziału, najpierw musimy być świadomi, jakie wydatki w ogóle ponosimy na użytkowanie mieszkania, i które z nich są kosztami dotyczącymi uzyskania przychodu, bo wynikają z prowadzenia własnej firmy. Zaliczamy do nich przede wszystkim: czynsz, media, wydatki związane z korzystaniem z Internetu i telefonu – podpowiada Marta Krusiewicz, z biura rachunkowego TAX AIDE Sp. z o. o. w Mińsku Mazowieckim, Partnera Tax Care. Jak je rozliczyć?
1. Określ powierzchnię „domowej firmy” do odliczenia czynszu i odsetki za spłacany kredyt
Jeżeli chcemy rozliczyć wydatki związane z opłacaniem czynszu, powinniśmy zacząć od określenia, jaki procent mieszkania wykorzystujemy w celach służbowych. – Przypuśćmy, że nasze lokum liczy 50 mkw., za które płacimy czynsz w wysokości 500 zł. Na naszą działalność przeznaczyliśmy gabinet, który ma 10 mkw., czyli „siedziba” naszej firmy zajmuje 20%[3] naszego mieszkania. Ta część czynszu, która dotyczy naszej działalności gospodarczej, czyli zatem 100 zł[4], stanowi koszt uzyskania przychodu – tłumaczy Dorota Burchard, z kaliskiego Biura Rachunkowego „DaKaDor”, Partnera Tax Care.
Podobny procentowy przelicznik możemy zastosować także w przypadku, gdy do kosztów uzyskania przychodu chcemy zaliczyć odsetki kredytu, który zaciągnęliśmy za zakup mieszkania, w którym prowadzimy działalność gospodarczą.
2. Sprawdź wartość początkową mieszkania do odliczenia amortyzacji mieszkania jako środka trwałego
Decydując się na włączenie mieszkania – jego całości, bądź części – do środków trwałych firmy, możemy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, które także stanowią koszty uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że nie każde lokum będzie można zaliczyć jako środek trwały, a tylko takie, które spełnia kilka wymogów. Mieszkanie musi być przede wszystkim własnością lub współwłasnością podatnika, nabyte lub wytworzone w jego własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, które będzie użytkować dłużej niż rok[5].
Jeżeli chcemy dokonać odpisu amortyzacji mieszkania, czyli odliczyć od podatku koszty, które ponosimy w związku ze stopniowym „zużywaniem się” naszego M., musimy określić wartość początkową lokum. – Ta zwykle jest ustalana na podstawie ceny kupna nieruchomości, którą możemy powiększyć np. o koszt związany z wykończeniem lokum. W przypadku, gdy została ona wytworzona przez podatnika, wartość początkowa – przykładowo – domu, równa jest kosztom poniesionym w związku z jego budową. Jeśli natomiast mieszkanie, w którym prowadzimy działalność gospodarczą, otrzymaliśmy w spadku, darowiźnie lub w inny nieodpłatny sposób, wartość początkową stanowi wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba, że umowa darowizny określa wartość w niższej wysokości – podaje Dorota Burchard, Partner Tax Care. Określając wartość naszej nieruchomości, możemy skorzystać także z metody uproszczonej, wedle której, wartość początkowa stanowi 998 zł, którą mnożymy przez powierzchnię mieszkania lub domu.
Stawka amortyzacji uzależniona jest od tego, jakie prawo przysługuje nam do mieszkania. W przypadku prawa własnościowego jest to 1,5% wartości początkowej lokum, a prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej – 2,5%. Możemy także zastosować stawkę indywidualną (od 1,5 do 10%), ale w tym przypadku istnieje warunek – mieszkanie musi być wcześniej użytkowane przez 60 miesięcy lub poddane renowacji, której koszt wyniósł 30% wartości początkowej.
Pamiętajmy, że amortyzacji także może podlegać np. sprzęt komputerowy czy meble, które wykorzystujemy w działalności, jeżeli spełniają definicję środków trwałych. Bez względu na to, czy określiliśmy nasze lokum jako środek trwały, do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć również wydatki związane z remontem mieszkania, ale tylko jego „firmowej” części.
3. Załóż oddzielny telefon służbowy i Internet dla łatwiejszego odliczenia
W przypadku korzystania z telefonu oraz Internetu, ustalenie, które wydatki możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, nie sprawia kłopotu. Nie może nim być ten związany z opłaceniem rachunku za telefon prywatny, nawet jeżeli używamy go w celach służbowych. – Ta sama zasada dotyczy Internetu. Wystarczy jednak, że zdecydujemy się na założenie oddzielnego numeru służbowego i Internetu, z których będziemy korzystać tylko w pracy, a koszty ponoszone z tego tytułu, będziemy mogli rozliczyć w deklaracji podatkowej jako koszty uzyskania przychodu – wyjaśnia Marta Krusiewicz, Partner Tax Care.
4. Wyposaż mieszkanie w liczniki, by określić, ile prądu zużywa Twoja firma
Rozliczanie mediów, czyli zużycia wody, energii elektrycznej czy gazu jest bardziej skomplikowane. W tym przypadku przelicznik procentowy nie ma zastosowania, chociażby z tego powodu, że w działalności gospodarczej nie wykorzystujemy większości sprzętów elektrycznych znajdujących się w gospodarstwie domowym. Aby ustalić wysokość wydatków, które związane są z prowadzoną działalnością, można założyć oddzielne liczniki do pomiaru zużywanej energii, wody czy gazu.
Jeżeli chcemy prowadzić firmę we własnym mieszaniu, zadbajmy o wcześniejsze przygotowanie do tego nieruchomości. Pozwoli to na klarowny podział stref, a w związku z tym na wydzielenie tych kosztów dotyczących użytkowania lokum, które możemy odliczyć od podatku.
[1] Stan na 31 grudnia 2016 roku, dane: GUS.
[2] Ten fakt powinien być odnotowany stosownym zapisem we wniosku CEIDG. Chodzi o wpisanie adresu prowadzonej działalności gospodarczej, przy wypełnianiu wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
[3] 10 mkw./50 mkw. x 100% = 20%.
[4] 500 zł x 20% = 100 zł.
[5] Art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
