Systemy ITSM potrafią znacząco usprawnić funkcjonowanie działu IT w każdej firmie, wpływając na efektywność procesów oraz wyższą produktywność całego zespołu. Warto zwrócić uwagę szczególnie na narzędzia służące do ewidencji i inwentaryzacji sprzętu, takie jak systemy z wbudowanym modułem Asset Management. Rozwiązanie to nie tylko pomaga uporządkować informacje o zasobach, ale również może mieć realny wpływ na bardziej odpowiedzialne korzystanie ze sprzętu służbowego przez pracowników.
Materiał partnera.
Jak działają systemy ITSM i dlaczego warto je wdrożyć?
Nowoczesne systemy ITSM wspierają przedsiębiorstwa w kompleksowym prowadzeniu działań związanych z usługami IT. Obejmują one cykl od projektowania i wdrożenia aż po stałe utrzymanie kluczowych usług IT. Zastosowanie rozwiązań tego typu sprawia, że procesy są lepiej koordynowane i łatwiej je mierzyć, co przekłada się na wzrost wydajności całej organizacji.
Zarządzanie aplikacjami w ramach ITSM oznacza, że firma posiada scentralizowany wgląd w zasoby software’owe i operuje nimi w zorganizowany sposób. To pozwala szybciej reagować na zmieniające się potrzeby biznesowe, a także minimalizować przestoje wynikające z ewentualnych awarii czy braków. Objęcie procesów jednym systemem sprzyja z kolei transparentności – każdy etap rozwoju czy wdrożenia nowej usługi można śledzić i oceniać, co ułatwia wyciąganie wniosków na przyszłość.
Doskonałym uzupełnieniem i naturalnym elementem strategii ITSM jest IT Asset Management – system zajmujący się inwentaryzacją i ewidencjonowaniem sprzętu, który stanowi nieodłączną część infrastruktury IT.
Asset Management – jak usprawnić inwentaryzację sprzętu?
W każdej organizacji opierającej się na pracy przy użyciu komputerów niezwykle ważne jest rzetelne śledzenie zasobów – nie tylko w kontekście bieżących kosztów, ale również dla bezpieczeństwa i zarządzania konfiguracją urządzeń. Rozwiązania z kategorii Asset Management pozwalają w prosty sposób monitorować stan każdego egzemplarza sprzętu oraz tworzyć dokumentację jego historii.
Nowoczesne oprogramowanie, takie jak OXARI Asset Management, oferuje przydatne funkcje, w tym automatyczną ewidencję różnych typów urządzeń, analizę lokalizacji fizycznej czy też tworzenie relacji pomiędzy zasobami (np. laptop i dedykowany do niego monitor). Rozwiązanie to pozwala również gromadzić dokumentację w postaci plików (np. skany faktur) i różnorodnych protokołów potwierdzających wydanie lub zwrot sprzętu.
Wykorzystanie narzędzi do inwentaryzacji w praktyce daje firmie szereg korzyści:
- Precyzyjne dane o zasobach – bieżąca wiedza o posiadanym sprzęcie ułatwia decydowanie o ewentualnych inwestycjach i eliminuje zbędne wydatki.
- Większa odpowiedzialność pracowników – przezroczystość w zakresie tego, kto i kiedy korzysta ze sprzętu, zachęca do ostrożniejszego i zgodnego z przeznaczeniem użytkowania.
- Bezproblemowy przegląd historii sprzętu – łatwo można sprawdzić, kto był poprzednim użytkownikiem, jakie były ewentualne naprawy i z jakiego powodu urządzenie zostało przesunięte do innego działu.
- Centralne zarządzanie konfiguracją – zarządzanie konfiguracją w sposób zunifikowany sprawia, że administratorzy mają możliwość sprawnego wykrywania i usuwania niezgodności, które w innym wypadku mogłyby prowadzić do usterek czy problemów z bezpieczeństwem.
Konfiguracja i sprzęt IT pod kontrolą – jak pomaga IT Asset Management?
Implementacja Asset Management w przedsiębiorstwie powinna przynieść zauważalne usprawnienia i lepszą organizację w dziale IT. Dokładne i scentralizowane informacje o zasobach, zarówno tych materialnych (komputery, monitory, drukarki), jak i cyfrowych (licencje i oprogramowanie), wpływają na utrzymanie ładu i przejrzystości.
Systemowe rozwiązania klasy IT Asset Management zazwyczaj działają w oparciu o:
- Automatyczną inwentaryzację – wykrywanie urządzeń w sieci oraz synchronizację danych o zasobach, co redukuje możliwość pominięcia któregoś elementu infrastruktury.
- Wbudowane narzędzia zarządzania procesami – dzięki nim można tworzyć, np. ścieżki akceptacji przed wydaniem sprzętu albo kroków towarzyszących zwrotowi urządzeń zdalnym pracownikom.
- Mechanizmy raportowania – obejmujące zestawienia i alerty przydatne do analizowania kosztów, stanu technicznego lub ewentualnych nieprawidłowości.
Ciekawym aspektem jest też monitoring urządzeń aktywnych, który pozwala rozpoznać, ile z nich jest aktualnie w użyciu lub czy nie występuje ryzyko przeciążenia któregoś zasobu.
Ewidencja zasobów IT – dlaczego to kluczowy element zarządzania?
Wielu przedsiębiorców z sektora IT, ale też firm niezwiązanych bezpośrednio z nowymi technologiami, zdaje sobie sprawę, że odpowiednie narzędzia do ewidencji są nie tylko wsparciem organizacyjnym, lecz często wymogiem prawnym, szczególnie gdy chodzi o wykazywanie majątku w dokumentacji firmowej.
System OXARI Asset Management umożliwia zarówno szybką inwentaryzację, jak i szczegółową dokumentację wszystkich zmian. Rozbudowane moduły pozwalają na przypisywanie atrybutów do poszczególnych aktywów, integrację z procesami Service Desk czy generowanie niezbędnych protokołów np. na potrzeby działu księgowości. W efekcie każdy dział ma zawsze aktualne informacje o stanie sprzętu, co znacząco ułatwia współpracę między zespołami.
IT Asset Management staje się zatem szczególnie przydatny wszędzie tam, gdzie ilość i różnorodność urządzeń oraz oprogramowania jest na tyle duża, że ryzyko błędu w ręcznie prowadzonej ewidencji wzrasta. Przykładowo w branży medycznej, finansowej i telekomunikacyjnej bezpieczeństwo, a także zgodność z przepisami są priorytetem – więc odpowiednie raporty czy audyty przeprowadzane automatycznie stanowią nieocenioną pomoc.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu Asset Management?
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań IT wspierających zarządzanie konfiguracją i sprzętem firmowym, więc decyzja o wdrożeniu konkretnego systemu powinna być starannie przemyślana. Warto uwzględnić między innymi:
- Skalowalność – możliwość obsługi rosnącej liczby aktywów i rozwijającej się infrastruktury.
- Elastyczność konfiguracji – opcja dostosowania interfejsu, pól w bazie zasobów czy nawet generowanych raportów do specyfiki firmy.
- Integracje – czy system z powodzeniem współpracuje z innymi modułami, takimi jak ERP, CMDB albo Service Desk.
- Prostotę użytkowania – intuicyjny interfejs potrafi znacząco skrócić proces wdrożenia i ułatwić bieżącą pracę z oprogramowaniem.
Co ważne, w wyborze rozwiązania przydatne może być sprawdzenie, czy oferuje ono funkcje dodatkowe, np. wydruk kodów kreskowych, przypisywanie dokumentów do zasobów lub mechanizmy powiadomień mailowych. Takie opcje ułatwiają codzienną obsługę nawet w rozbudowanych środowiskach.
Wzrost efektywności działu IT i korzyści dla całej firmy
Narzędzia Asset Management w naturalny sposób pozytywnie wpływają na wydajność działu IT. Rzetelna ewidencja sprzętu i właściwe zarządzanie konfiguracją pomagają ograniczyć nieplanowane przestoje oraz rozwiązywać problemy, zanim wpłyną one na pracę użytkowników końcowych.
Pracownicy stają się bardziej świadomi odpowiedzialności za powierzone im urządzenia. Z kolei administratorzy zyskują dokładny wgląd w dostępne zasoby i mogą odpowiednio wcześnie planować zakupy w sposób zgodny z potrzebami biznesowymi.
Oprogramowanie, takie jak OXARI Asset Management, wprowadza dodatkowo automatyzację procesu ewidencjonowania sprzętu. Umożliwia to łatwe generowanie dokumentacji (np. protokoły wydania czy likwidacji), co w realnych warunkach firmowych przekłada się na oszczędność czasu i sprawniejsze zarządzanie obiegiem informacji.
Rozwiązania klasy IT Asset Management, w tym OXARI, w praktyce
Osoby poszukujące skutecznego sposobu na utrzymanie porządku w firmowej infrastrukturze IT często sięgają po gotowe rozwiązania, które można dostosować do własnych potrzeb. System OXARI Asset Management dysponuje m.in. modułem skanera sieci, kreatorem raportów oraz wieloma opcjami konfiguracji reguł zarządzających zasobami. Takie narzędzia są niezwykle pomocne w usprawnianiu pracy zarówno działu IT, jak i innych komórek w organizacji.
Nie jest to jednak wyłącznie kwestia wygody – zgodnie z założeniami nowoczesnego IT Asset Management, każde przedsiębiorstwo chce lepiej chronić swoje inwestycje, podejmować trafniejsze decyzje zakupowe i minimalizować potencjalne przestoje. A wszystko to przekłada się na stabilną i efektywną działalność firmy, która w dużej mierze opiera się na niezawodności swoich zasobów IT.
