System Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD) stworzony przez zespół informatyków Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego zdobył nagrodę w konkursie Panteon Administracji Polskiej. EZD sprawia, że w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim zamiast papierowych dokumentów królują elektroniczne pliki.
O systemie głośno jest już w całej Polsce, ponieważ EZD jest obecnie wdrażane w urzędach administracji rządowej na terenie 13 województw oraz w kilku urzędach centralnych i ministerstwach, na przykład Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Komenda Główna Straży Granicznej, Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (szczegółowy opis przedsięwzięcia i lista Partnerów PUW znajdują się na stronie ezd.gov.pl). System EZD stał się już wizytówką naszego województwa i swego rodzaju regionalną marką rozpoznawalną już w całej Polsce.
To system autorstwa PUW, stale rozwijany przez służby informatyczne Wojewody Podlaskiego na potrzeby administracji rządowej. Dzięki temu przyczynia się do prawdziwej informatyzacji administracji, jak też przygotowuje urzędników do świadczenia usług elektronicznych w sposób pełny i profesjonalny. Nie można bowiem mówić o społeczeństwie informacyjnym i e-administracji, jeśli same urzędy nie będą do nowoczesnych rozwiązań przygotowane.
Podlaski Urząd Wojewódzki postawił na innowacyjność, ale wymagało to wielu ćwiczeń, szkoleń i przede wszystkim zmiany mentalności pracowników. Teraz elektroniczny obieg dokumentów to przyjazna, łatwa i wygodna codzienność. Dzięki EZD Urząd działa sprawniej, skuteczniej i w sposób całkowicie przejrzysty, ponieważ w każdej chwili można zajrzeć w akta sprawy, zobaczyć na jakim jest etapie, kto i jakie decyzje podjął.
Dzięki EZD jest też oszczędniej – z roku na rok widać to coraz wyraźniej. Chodzi przede wszystkim o koszty wysyłek. Wysyłka jednego listu z potwierdzeniem otrzymania, to koszt ponad 5 zł. A takich listów w korespondencji seryjnej wysyła się setki. W systemie elektronicznym taka korespondencja nic nie kosztuje. To ogromne oszczędności. Jeśli dodać do tego zdecydowanie mniejsze zużycie papieru, to system EZD wypada super ekonomicznie. Podlaski Urząd Wojewódzki oszczędza dzięki EZD około 12 tysięcy miesięcznie. A to dopiero początek.
Ponadto system będąc własnością Wojewody Podlaskiego, czyli Skarbu Państwa przekazywany jest innym urzędom bezpłatnie, co przyczynia się do znacznego zmniejszenia kosztów związanych z informatyzacją administracji.
Konkurs Panteon Administracji Polskiej skierowany jest do podmiotów wchodzących w skład administracji centralnej i samorządowej, a także jednostek im podległych. Przedmiotem Konkursu są przedsięwzięcia służące poprawie jakości pracy instytucji, w szczególności zaś nowatorskie i efektywne rozwiązania organizacyjne, a także techniczne i technologiczne; długoterminowe działania skierowane na poprawę jakości usług; działania wspomagające samodoskonalenie instytucji oraz jej pracowników.
Uroczystość wręczenia nagród odbędzie się 21 listopada 2012 roku w Poznaniu, podczas Targów Produktów i Usług dla Samorządów Lokalnych GMINA oraz Międzynarodowych Targów Ochrony Środowiska POLEKO 2012.
Źródło: Materiały prasowe PUW.
