Presja stale zmieniającego się świata, nieograniczone wręcz możliwości rozwoju i kolejne wyzwania zawodowe w większości przypadków sprawiają, że prędzej czy później w naszym życiu zaczyna brakować równowagi. Na całkowitym oddaniu się pracy cierpią najczęściej relacje rodzinne. Wbrew pozorom jednak nigdy nie stoimy przed wyborem: coś kosztem czegoś. A kluczem do sukcesu może być efektywne zarządzanie czasem.
Czasem warto zatrzymać się na moment, by ocenić siebie nieco z dystansu. Warto zadać sobie pytanie: co zrobić, by przyjemnych chwil było w życiu jak najwięcej i jak sprawić, by nie wracać do powtarzanych wcześniej schematów postępowania. – W domu ważna jest przede wszystkim ilość czasu spędzonego z rodziną i przyjaciółmi. Nawet chwile poświęcone na błahe rozmowy znacząco poprawiają nasze więzi społeczne. Zupełnie inaczej jest w pracy – tu liczy się wyłącznie jakość czasu, czyli to, jak efektywnie potrafimy wykonywać powierzone nam zadania – mówi Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.
Projektowania swojego czasu nie możemy jednak traktować jako uniwersalnego lekarstwa na wszystkie problemy. To raczej zbiór rozmaitych technik, które są w stanie poprawić skuteczność pracy bez zaniedbywania życia prywatnego. A wybór odpowiedniej metody zależy od naszych indywidualnych potrzeb.
Długofalowe cele i codzienne zadania
Na początku zawsze warto jasno określić stawiane przed nami cele. Pozwoli nam to podjąć świadomą decyzję dotyczącą tego, na czym aktualnie powinniśmy się skupić. Co naturalne, nasze dążenia z czasem będą się zmieniać, nie oznacza to jednak, że powinniśmy postępować bez ułożonego wcześniej planu. – Wiedząc, dokąd zmierzamy, będziemy w stanie działać bardziej racjonalnie i efektywnie. Dużo łatwiej przyjdzie nam także odrzucanie wszystkiego, co nie mieści się w zdefiniowanych wcześniej założeniach. Już samo to gwarantuje istotną oszczędność czasu, który możemy poświęcić np. na rodzinę – dodaje Frątczak.
Wyznaczanie celów długofalowych ma też niebagatelne znaczenie przy próbie zmierzenia się z kolejnym wyzwaniem: organizacją dnia codziennego. Dalekosiężne planowanie znacznie ułatwia nam określenie priorytetów pomniejszych czynności i daje jasną odpowiedź, jak to, nad czym obecnie pracujemy, wpłynie na naszą przyszłość.
Punktem wyjścia do zachowania zdrowego balansu pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym jest więc zatrzymanie się na chwilę, uzyskanie właściwej perspektywy i świadome ustalenie, do czego tak naprawdę chcielibyśmy dążyć.
Efektywność prostych czynności
Ową równowagę pozwoli nam przywrócić także rozsądne zarządzanie czasem podczas wykonywania obowiązków służbowych. Po wyznaczeniu celów i zadań powinniśmy pomyśleć, jak poprawić naszą efektywność w pracy. – W większości przypadków ani naszemu pracodawcy, ani tym bardziej nam nie zależy na tym, by w biurze spędzać kolejne nadgodziny. Warto więc przeanalizować swoje nawyki i znaleźć rozwiązania, które zagwarantują nawet drobne oszczędności czasu – zauważa właściciel CEO Solutions.
W praktyce sprowadza się to do kilku prostych zachowań. Przykładowo, skupiając się na konkretnym zadaniu, powinniśmy – o ile to możliwe – ignorować telefony, czy wiadomości e-mail. Kilkukrotne rozproszenie uwagi w znaczący sposób obniża bowiem naszą efektywność.
Stracone minuty, godziny i dni
Kolejną kwestią jest umiejętność posługiwania się sprzętem komputerowym. I choć brzmi to banalnie, to jak się okazuje, większość z nas długie chwile traci chociażby na poszukiwaniu jakiejś opcji edytora tekstu, czy arkusza kalkulacyjnego. Zamiast tego, warto raz a dobrze poznać używane oprogramowanie, co w przyszłości może zaowocować szybszym wyjściem z pracy.
– Jak pokazują liczne badania, prawie 2/3 pracowników biurowych nie potrafi szybko pisać na klawiaturze. Tracą w ten sposób nawet do 2 godzin dziennie. Łatwo policzyć, ile dni w skali roku marnujemy z tak błahego powodu. A rozwiązanie jest proste: kurs bezwzrokowego pisania trwa raptem 15 godzin – podpowiada Grzegorz Frątczak.
Powyższe problemy, choć z pozoru nieistotne, pokazują pewną prawidłowość. Nasze życie zawodowe wcale nie musi rozwijać się kosztem relacji rodzinnych. Czasem wystarczy jedynie poprawić zarządzanie swoim… czasem.
Na zdj. Grzegorz Frątczak.
Grzegorz Frątczak
Coach i trener w dziedzinie zmiany złych nawyków oraz zarządzania czasem. Współpracuje z menadżerami wszystkich szczebli. Wspiera osoby indywidualne oraz pracuje z grupami. Inspirator projektowania życia w taki sposób, aby osiągnąć spokój, równowagę, satysfakcję i poczucie spełnienia. W swojej pracy bazuje na autorskich rozwiązaniach, które zostały przetestowane i udoskonalone w sposób pozwalający na maksymalizację efektów. Specjalizuje się w zarządzaniu czasem, m.in: poprawia efektywność osobistą i zespołową; implementuje całościowy system do zarządzania zadaniami, e-mailami; uczy wdrażania nowych nawyków; poprawia procesy i procedury w dziale/organizacji.
W przeszłości, przez ponad 5 lat współpracował z LG Electronics m.in. jako kierownik zespołu wdrożeniowego, gdzie zajmował się zarządzaniem projektami, koordynacją komunikacji między poszczególnymi uczestnikami procesu oraz prowadził działania związane z optymalizacją oraz poprawą efektywności zespołu. Jego mott brzmi: „Każdy z nas, jeśli tylko chce, jest w stanie zaprojektować to, w jaki sposób pracuje i żyje”.
