Poszukujesz doskonałej siedziby dla swojej firmy w Warszawie? Kwestia znalezienia odpowiedniego biura to nie lada wyzwanie, a więc przygotowaliśmy przewodnik, który pomoże w podjęciu odpowiedniej decyzji i wyborze naprawdę idealnej przestrzeni, w 100% zgodnej z Twoimi oczekiwaniami spośród dostępnych ofert na terenie polskiej stolicy.
Materiał partnera.
Zdj. główne: Maximiliano Estevez
Aspekty, od których warto zacząć dokonywanie wyboru
Kluczowe jest nie tylko położenie, które może wpłynąć na prestiż firmy, ale również warunki panujące w przestrzeni biurowej, które gwarantują komfort pracy dla zespołu. Na rynku są dostępne różnorodne opcje lokalowe – od luksusowych biurowców w centrum, przez tańsze obiekty na przedmieściach, po urokliwe stare kamienice. Zachęcamy do analizy kosztów najmu dla każdego z tych rozwiązań.
Na uwagę zasługują nie tylko klasyczne pomieszczenia biurowe, ale i oferty typu coworking Warszawa – dla wielu firm takie przestrzenie biurowe są doskonałą opcją na oszczędzanie kosztów i jednocześnie zapewnienie dogodnych warunków pracy dla całego zespołu.
Wymagania BHP
Wielkość przestrzeni biurowej powinna być zgodna z normami BHP – jest to podstawowy aspekt, o którym należy pamiętać, decydując się na lokal. Kierując się aktualnymi regulacjami w tym zakresie, wyznaczonymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej oraz w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, pracodawca jest zobowiązany do zagwarantowania właściwych warunków, takich jak:
- odpowiednie źródła oświetlenia – zarówno naturalne, jak i sztuczne;
- temperatura zgodna z normami;
- system wymiany powietrza;
- ochrona przed negatywnymi warunkami środowiskowymi, takimi jak: wilgoć, wysoka temperatura lub drgania.
Zasady te precyzują również minimalne wymiary przestrzeni biurowej na pracownika, obejmując kwestie wolnej objętości pomieszczenia oraz powierzchni niezajętej przez sprzęt lub meble. Ponadto warto mieć na uwadze przepisy dotyczące wysokości pomieszczeń oraz przebiegu dróg ewakuacyjnych i przejść, które są regulowane osobnym rozporządzeniem.
Ergonomia pomieszczenia również jest ważna
Kwestia ergonomii to aspekt równie ważny. Jest tak nie tylko ze względu na wygodę Twoją i Twoich współpracowników, ale także prawo. Przepisy zalecają również zachowanie określonych odległości między meblami, które zależą od liczby osób pracujących w jednym pokoju. Przedstawione normy nie zawierają jednak informacji dotyczących wysokości mebli.
Zapewnienie zgodności z tymi przepisami jest nie tylko obowiązkiem, ale i inwestycją w dobre samopoczucie i efektywność pracy zespołu.
Jakie kryteria warto brać pod uwagę przy wyborze siedziby dla swojej firmy?
Decydując się na idealną przestrzeń biurową, warto rozważyć trzy główne aspekty: możliwości finansowe, wielkość przestrzeni oraz jej położenie. Analiza tych elementów pomoże skoncentrować się na najbardziej odpowiednich ofertach.
Kosztowność
Podczas przeglądania ofert, istotne jest, aby zwrócić szczególną uwagę na aspekt finansowy. Możliwe, że cena będzie podana w walucie obcej, nie w złotówkach, a także że będzie to wartość netto. Dodatkowo warto upewnić się, czy w cenę są wliczone opłaty eksploatacyjne, aby móc uniknąć niespodziewanych dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem biura.
Rozległość przestrzeni
Wielkość wybranego lokalu powinna być adekwatna do natury działalności firmy i liczby zatrudnionych osób. Na przykład niewielka firma handlowa albo biuro rachunkowe nie będzie wymagać dużej sali konferencyjnej. Organizacja przestrzeni może również wpływać na wymagania metrażowe, z takimi opcjami, jak:
- Biura komórkowe, które oferują wydzielone pomieszczenia, sprzyjające skoncentrowanej pracy.
- Open space, gdzie pracownicy działają na otwartej przestrzeni, z możliwością korzystania z dodatkowych sal na narady lub pracę w ciszy.
- Biura strefowe, które mają na celu ułatwienie szybkiego dostępu do różnych sekcji przestrzeni związanych z realizacją konkretnych zadań.
- Activity Based Workplace, które dzieli przestrzeń na strefy związane z różnymi aspektami działalności, promując współdzielenie miejsca pracy.
Położenie
Dobra lokalizacja może podnieść profil firmy, zwiększyć jej renomę i przyciągnąć więcej klientów. Wybierając miejsce nieco dalej od centrum, zastanów się nad dostępnością komunikacji miejskiej oraz ilością miejsc parkingowych. Sprawdzenie, czy firma może umieścić swoje dane na zewnętrznej stronie budynku, może być również kluczowe dla widoczności i dostępności dla klientów.
Standard budynku
Przeglądając oferty, zwróć uwagę na klasyfikację budynków, która ma wpływ na standard, położenie i oczywiście koszt wynajmu. Ta klasyfikacja, inspirowana amerykańskim modelem, obejmuje:
Klasa A: najbardziej ekskluzywne biurowce z najlepszą lokalizacją i dodatkowymi udogodnieniami, co przekłada się na wyższe ceny wynajmu.
Klasa B: obiekty starsze, ale wciąż oferujące dobry standard, chociaż w mniej prestiżowych lokalizacjach.
Klasa C: budynki, które mogą wymagać odświeżenia, często położone w centralnych lokalizacjach, ale o niższym standardzie.
Pamiętaj, że kryteria klasyfikacyjne mogą ulegać zmianom wraz z upływem czasu.
Wybór biura w Warszawie: instrukcja krok po kroku
Teraz już wiesz, na które aspekty warto zwrócić uwagę, wybierając biuro w Warszawie. Poniżej podajemy precyzyjny schemat krok po kroku, którego przestrzegając będziesz mógł dobrać doskonały obiekt – niezależnie od tego, czy interesuje Cię klasyczne pomieszczenie biurowe, czy też biura serwisowane Warszawa
Krok 1. Określ swoje potrzeby
Zastanów się, jakie są specyficzne potrzeby Twojej firmy – czy potrzebujesz sali konferencyjnych, specjalistycznych pomieszczeń, czy może otwartej przestrzeni do pracy. Ustal również maksymalną kwotę, którą jesteś gotowy wydać na wynajem biura.
Krok 2. Wybierz lokalizację
Sprawdź, które obszary Warszawy oferują najlepsze połączenia komunikacyjne dla Twojej firmy i pracowników. Rozważ również, czy prestiżowa lokalizacja jest na pewno potrzebna Twojej organizacji.
Krok 3. Zapoznaj się z ofertą na rynku nieruchomości
Sięgnij po różne źródła informacji: przeglądaj ogłoszenia dotyczące wynajmu biur, korzystając z platform internetowych, agentów nieruchomości lub rekomendacji. Obowiązkowo osobiście umawiaj się na oględziny potencjalnych przestrzeni, aby ocenić je osobiście.
Krok 4. Przeanalizuj najlepsze oferty
Spośród wszystkich dostępnych ofert wybierz 5-7 najlepszych, a następnie sprawdź, czy podane ceny są wartością brutto czy netto, a także, czy zawierają wszystkie opłaty eksploatacyjne. Zweryfikuj standard budynku, dostępne udogodnienia oraz ewentualne plany na przyszłość (np. planowane inwestycje, remonty).
Krok 5. Przeanalizuj umowę najmu
Staraj się negocjować najlepsze dla siebie warunki najmu, biorąc pod uwagę długość umowy, koszty itp. Upewnij się także, że wszystkie ustalone warunki są odpowiednio odzwierciedlone w umowie najmu.
Krok 6. Dostosuj powierzchnię biura do własnych potrzeb
Dostosuj wybrane biuro do swoich potrzeb, zwracając uwagę na układ pomieszczeń oraz ewentualne prace remontowe albo aranżacyjne. Zorganizuj przeprowadzkę i zadbaj o to, by nowe biuro było gotowe do pracy w zaplanowanym terminie.
Krok 7. Zadbaj o właściwą organizację pracy od pierwszego dnia
Zadbaj o to, aby Twój zespół szybko zaaklimatyzował się w nowym miejscu, organizując może nawet specjalne spotkanie integracyjne lub szkolenie. Po kilku pierwszych tygodniach pracy warto ocenić, czy wybrana przestrzeń spełnia wszystkie oczekiwania i czy nie ma potrzeby wprowadzenia dodatkowych zmian lub udogodnień. W celu uzyskania maksymalnie precyzyjnych informacji można zorganizować spotkanie z pracownikami lub przeprowadzić pośród nich ankietę.
Jaki widzisz, wybór dobrego biura – to poważny krok, wymagający czasu, uwagi i wiedzy. Jeśli odczuwasz, że nie jesteś w stanie samodzielnie poradzić sobie z tym zadaniem, warto zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy fachowego agenta nieruchomości lub wynajmem powierzchni coworkingowej.
